For sak-arkivsystem og arkivkjerner som er NOARK-godkjent, skal det tas et NOARK-5-uttrekk. Kommunene må spesifisere hvilke metadata som skal inkluderes i uttrekket. Noen metadata er obligatoriske, mens andre er valgfrie. Kommunen må ha oversikt over hvilke metadata som automatisk inkluderes i uttrekket av leverandøren, og hvilke som kan velges i tillegg. For eksempel er merknadsfeltet i en sak og på et dokument valgfrie metadatafelt. Kommunen må vanligvis be om at dette feltet inkluderes i uttrekket.