Ved deponering beholder den som leverer uttrekket råderetten over materialet og det fulle ansvaret for forvaltningen av dataene. Kommuner og fylkeskommuner deponerer  både fysiske og digitale arkiver til sine arkivdepot for å sikre langtidsbevaring.

Ved avlevering overføres råderetten til arkivdepot. For eksempel avleverer statlig sektor til Arkivverket, som overtar eierskapet til materialet.