Under finner dere en oversikt over hvilke systemer vi tar imot uttrekk fra som ikke er SIARD eller NOARK-uttrekk. Digitalt depot godkjenner uttrekket når det mottas, men vi godkjenner da kun den tekniske kvaliteten på uttrekket jfr. § 5-17 i riksarkivarens forskrift. Kommunen må selv vurdere om uttrekket inneholder all nødvendig informasjon fra systemet. Liste…

IKA anbefaler alltid å ta et SIARD-uttrekk. Foreløpig er det kostnadsfritt å ha digitalt materiale i depot hos oss, men det kan være kostnader knyttet til selve uttrekket. Spesielt dersom databasen ligger i sky og leverandør må ta uttrekket.

Kommunene må vurdere om de har hatt gode nok rutiner for å sikre overføring av arkivverdig informasjon fra fagsystemet til NOARK-kjernen/NOARK-systemet. Er all arkivverdig dokumentasjon blitt overført? Vil postjournalen i NOARK-kjernen/systemet være dekkende for dokumentasjonen som er overført, eller bør postjournalen fra fagsystemet tas ut? IKA anbefaler å ta et SIARD-uttrekk av fagsystemet i tillegg…

Kommunene må vurdere om de har hatt gode nok rutiner for å sikre overføring av arkivverdig informasjon fra fagsystemet til NOARK-kjernen/NOARK-systemet. Er all arkivverdig dokumentasjon blitt overført? Vil postjournalen i NOARK-kjernen/systemet være dekkende for dokumentasjonen som er overført, eller bør postjournalen fra fagsystemet tas ut? IKA anbefaler å ta et SIARD-uttrekk av fagsystemet i tillegg…

Et PLO-system er et fagsystem brukt av pleie og omsorg i en kommune. Disse systemene inneholder vanligvis en postjournal for søknader og vedtak, samt en elektronisk pasientjournal (EPJ) med pasientopplysninger. For bevaring av slike system se vår veileder for bevaring av PLO-system.

For sak-arkivsystem og arkivkjerner som er NOARK-godkjent, skal det tas et NOARK-5-uttrekk. Kommunene må spesifisere hvilke metadata som skal inkluderes i uttrekket. Noen metadata er obligatoriske, mens andre er valgfrie. Kommunen må ha oversikt over hvilke metadata som automatisk inkluderes i uttrekket av leverandøren, og hvilke som kan velges i tillegg. For eksempel er merknadsfeltet…

SIARD og NOARK5 – se vår instruks for deponering. NOARK-uttrekk er ordnede uttrekk der alle felt er beskrevet og det enkelt kan gjøres oppslag mot. SIARD-uttrekk er uordnede uttrekk som fordrer en bearbeidelse eller en ordning før det kan tas i aktivt bruk. IKA Trøndelag tar imot tabelluttrekk, under forutsetning at kommunen er innforstått med…

For versjoner til og med Noark 4 kan virksomheten enten ta Noark-uttrekk eller SIARD-uttrekk. Når uttrekket tas fra et Noark 4-system, bør arkivet overføres til Arkivverket i Noark 4-format. Dersom Noark 4-systemet er konvertert til et Noark 5-system, skal arkivet overføres til Arkivverket i Noark 5-format.

Noark-standarden er fastsatt i riksarkivarens forskrift og angir hva et uttrekk skal inneholde, hvordan uttrekket skal være organisert og hvilket format dataene skal være i. I et Noark-uttrekk er arkivets logiske oppbygging beskrevet fra øverste nivå og ned til dokumentfil. Alle systemer som er godkjent i henhold til Noark 5-standarden fra versjon 3.1 og fremover…

Det finnes standardiserte metoder for å ta et uttrekk. Hvilken type man skal velge, avhenger av hva slags data man har og hvilket system disse er skapt i. Primært kan systemene deles inn i to hovedgrupper: Noark-systemer og fagsystemer. Noark-systemene følger kravene i Noark-standarden, en norsk standard for metadata i elektronisk arkiv og uttrekksformat for…