Denne teksten er basert på et foredrag av Ane Hovdan fra Arkivverket.

Anvendbarhet er en nøkkelkomponent for å sikre at arkiver ikke bare bevares, men også kan brukes effektivt i fremtiden. Her er en enkel forklaring på hvorfor anvendbarhet er så viktig for et arkiv:

1. Materialet finnes

Det første trinnet i å sikre anvendbarhet er å sørge for at materialet faktisk finnes. Dette betyr at vi må ta vare på dokumenter og data slik at de ikke går tapt. Uten dette grunnleggende trinnet, vil all annen innsats være forgjeves.

2. Teknisk tilgjengelighet

For at materialet skal være anvendbart, må det være teknisk tilgjengelig. Dette innebærer at vi må kunne åpne og lese dokumentene med dagens teknologi. Hvis vi ikke kan få tilgang til materialet, kan vi heller ikke bruke det.

3. Forståelighet

Det er ikke nok at materialet bare er tilgjengelig; det må også være forståelig. Dette betyr at informasjonen må være tydelig og lett å tolke. Uten forståelighet kan vi ikke dra nytte av materialet på en meningsfull måte.

4. Gjenbruk

Til slutt må materialet kunne gjenbrukes. Dette betyr at det må være mulig å bruke informasjonen i andre sammenhenger og av andre virksomheter. Gjenbruk sikrer at materialet har en varig verdi og kan bidra til fremtidige prosjekter og forskning.

Nivå-inndeling av datasett basert på anvendbarhet

For å vurdere hvor anvendbart et datasett er, kan vi dele det inn i fire nivåer:

• Nivå 1: Datasettet er ikke beskrevet, og dokumentasjon er ikke tilgjengelig. Dette gjør det svært vanskelig å bruke materialet.
• Nivå 2: Dokumentasjonen som trengs for tilgjengeliggjøring eksisterer, men er ikke strukturert inn i datasettet. Dette gjør det litt enklere å bruke materialet, men det krever fortsatt mye arbeid.
• Nivå 3: Deler av dokumentasjonen som trengs for tilgjengeliggjøring er strukturert inn i datasettet. Dette gjør materialet mer tilgjengelig og lettere å bruke.
• Nivå 4: All dokumentasjonen som trengs for tilgjengeliggjøring er strukturert inn i datasettet. Dette er det ideelle nivået, hvor materialet er fullt ut anvendbart og klart til bruk.

Konklusjon

Anvendbarhet er avgjørende for å sikre at arkiver ikke bare bevares, men også kan brukes effektivt i fremtiden. Ved å sørge for at materialet finnes, er teknisk tilgjengelig, forståelig og kan gjenbrukes, kan vi sikre at arkivene våre har varig verdi. Ved å strukturere dokumentasjonen riktig, kan vi også gjøre materialet lettere tilgjengelig og mer nyttig for fremtidige brukere.