- Forberedelse og Planlegging
- Identifiser alle systemer og databaser som skal inkluderes i uttrekket.
- Lag en detaljert plan for uttrekksprosessen, inkludert tidslinje og ansvarlige personer.
- Sørg for at alle involverte har nødvendig opplæring og tilgang til verktøyene som skal brukes.
- Datainnsamling
- Samle inn alle relevante data fra systemene, inkludert metadata.
- Sørg for at alle dokumenter og filer er inkludert, uavhengig av format (f.eks. PDF, Word, Excel, bilder).
- Kontroller at dataene er komplette og nøyaktige.
- Kontroller at ingen deler av systemet er kryptert.
- Format og Struktur
- Konverter alle data til SIARD-formatet, som er designet for langtidsbevaring av databaser.
- Sørg for at dokumenter i ulike formater er inkludert i SIARD-uttrekket på en strukturert måte.
- Bevar originalformatene for dokumentene, men vurder også å konvertere til mer fremtidssikre formater (f.eks. PDF/A for dokumenter).
- Metadata og Dokumentasjon
- Inkluder omfattende metadata for alle data og dokumenter, slik at de kan forstås og brukes i fremtiden.
- Dokumenter uttrekksprosessen, inkludert hvilke systemer dataene kommer fra, og eventuelle konverteringer som er gjort.
- Beskriv strukturen og innholdet i SIARD-uttrekket i detalj.
- Kvalitetssikring
- Gjennomfør grundige kontroller for å sikre at alle data er korrekt overført og at ingen informasjon mangler.
- Valider SIARD-uttrekket ved hjelp av verktøy som kan sjekke integriteten og konsistensen av dataene.
- Få en uavhengig gjennomgang av uttrekket for å sikre kvaliteten.
- Sikkerhet og Tilgang
- Sørg for at SIARD-uttrekket er lagret på en sikker måte, med beskyttelse mot uautorisert tilgang.
- Implementer tilgangskontroller for å beskytte sensitive opplysninger og personopplysninger.
- Lag sikkerhetskopier av SIARD-uttrekket og oppbevar dem på ulike fysiske steder.
- Langtidsbevaring
- Velg en pålitelig lagringsløsning som er egnet for langtidsbevaring (f.eks. digitalt arkiv, skybasert lagring).
- Planlegg for regelmessig migrering av dataene til nye lagringsmedier og formater etter hvert som teknologien utvikler seg.
- Overvåk tilstanden til lagringsmediene og utfør vedlikehold etter behov.
- Tilgjengelighet og Bruk
- Sørg for at SIARD-uttrekket er tilgjengelig for fremtidige brukere, med tilstrekkelig dokumentasjon og verktøy for å åpne og bruke dataene.
- Lag brukerveiledninger og opplæringsmateriell for å hjelpe brukere med å navigere i SIARD-uttrekket.
- Vurder å gjøre deler av SIARD-uttrekket offentlig tilgjengelig, hvis det er hensiktsmessig og i tråd med juridiske og etiske retningslinjer.
Konklusjon
Ved å følge disse sjekkpunktene kan du sikre at SIARD-uttrekket ditt er godt forberedt for langtidsbevaring. Dette vil bidra til å bevare verdifull informasjon og gjøre den tilgjengelig for fremtidige generasjoner, uavhengig av teknologiske endringer.